Une TMC (Travel Management Company) est chargée de soutenir les entreprises dans l’ensemble des processus liés aux voyages et déplacements d’affaires. Outre la gestion des exigences opérationnelles du voyage et de toutes les démarches qui nécessitent le temps et l’expertise de professionnels, les TMC jouent un rôle consultatif, en contribuant à l’élaboration de politiques et de processus pour leurs clients. Les agences permettant ainsi aux entreprises de consacrer leurs équipes, leurs ressources et leur activité principale !

Qu’est-ce qu’un TMC ?

Une TMC est une agence de voyage spécialisée dans le service aux entreprises, offrant des services d’accompagnement déplacements professionnels. Une agence peut soutenir ses clients dans l’organisation et la gestion des stratégies de voyages d’affaires et autres besoins de déplacement professionnel, ainsi que dans la structuration des processus et des politiques internes.

Ainsi, les responsables de la gestion des voyages peuvent se concentrer sur l’analyse des données relatives aux voyages et sur l’élaboration de stratégies visant à réduire les coûts et à améliorer les processus. Ainsi, l’entreprise réalisera des économies et bénéficiera de l’efficacité et de l’agilité de l’ensemble du processus.

Avantages de recourir à une TMC

L’agence de voyage d’affaires doit être au courant des tendances et des informations du marché pour aider l’entreprise, par le biais de l’analyse comparative, à prendre des décisions importantes et à réviser son programme de déplacements professionnels afin de garantir le meilleur retour sur investissement. Parmi les services qu’une TMC offre à ses clients, citons :

• Réservation et annulation de billets d’avion et d’hébergement ;
• Location de voitures ;
• Assurance voyage ;
• Gestion des réservations d’hébergement ;
• Fournir des rapports de voyage.

Il y a de nombreux avantages à faire appel à une agence de voyage spécialisée pour s’occuper de la gestion et de la planification des voyages d’affaires de votre entreprise.

Réduction des coûts

La réduction des coûts varie d’une entreprise à l’autre. Le volume des déplacements professionnels et la maturité du programme de voyages d’affaires déjà en place sont des éléments qui influenceront le pourcentage de réduction des coûts. De plus, certaines entreprises font appel à plusieurs agences de voyages d’affaires pour aider à réduire les coûts.

Avec plus d’une TMC, l’éventail des services proposés sera plus large, ce qui vous permettra de comparer les tarifs et de choisir des options plus économiques. Chaque TMC peut également avoir des accords différents avec les compagnies aériennes, les hôtels et les autres services offerts, ce qui augmente la disponibilité des services à des tarifs qui permettent de réaliser des économies.

Conseil

Une TMC qui remplit son rôle est toujours proche de ses clients en leur apportant des données et des informations sur le marché, ainsi qu’en aidant l’entreprise à orienter au mieux le programme de business travel. Il s’agit d’aider l’entreprise à définir les meilleurs indicateurs de voyage, d’analyser et de comparer ces indicateurs avec d’autres entreprises du marché et de réévaluer la politique de voyage pour atteindre les objectifs de l’entreprise.

Aide à l’élaboration et à la révision de la politique de voyage

Une politique de voyage est un ensemble de normes et de règles qui doivent être suivies par les voyageurs et qui stipulent le montant qui peut être dépensé dans chaque cas. Il doit indiquer clairement le montant que le voyageur peut dépenser pour les billets d’avion, l’hébergement, la nourriture, le transport et autres.

Il est essentiel que la TMC suive la politique de business travel créée par l’entreprise, afin de disposer d’une norme à respecter avant et pendant les voyages d’affaires.

Comment choisir une TMC ?

Avant de choisir une TMC, vous et votre équipe devez analyser si elle est alignée sur la stratégie de votre marque et si elle fournit un service distingué et moderne qui répond aux exigences de votre programme de voyage. Vous devez également effectuer une validation technique et financière auprès des entreprises du segment pour garantir un choix sûr.

Le recours à une TMC déterminera le mode de fonctionnement de votre gestion des voyages et autres déplacements professionnels. Il est donc important d’examiner si tous les services proposés sont adaptés pour votre entreprise, compte tenu du nombre de voyageurs et de la complexité des voyages d’affaires et des dépenses.